Görev Tanımları:
Yüksekokul Müdürü;
Giresun Üniversitesi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Yüksekokulun vizyon, misyon ve hedefleri doğrultusunda eğitim ve öğretim hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla çalışmalar yapar, planlar, yönlendirir, koordine eder ve denetler. Rektörlük Makamı tarafından 3 yıllığına atanır. Görev süresi bitiminde yeniden atanabilir.
Görevleri:
- 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanununda verilen görevleri yaparak, Yüksekokul kurullarına başkanlık eder, kurul kararlarının uygulanmasını sağlar. Yüksekokul birimleri arasında eşgüdümü ve düzenli çalışmayı sağlar.
- Yüksekokulun, vizyon, misyon ve hedeflerini belirler, belirlenen bu kuralar bütünü nü Yüksekokulun tüm çalışanları ile paylaşır, gerçekleşmesi için çalışanları motive eder.
- Her yıl Yüksekokulun analitik bütçesinin gerekçeleri ile birlikte hazırlanmasını sağlar.
- Taşınırların mal ve malzemelerin hukuka uygun olarak temin edilmesini etkili, ekonomik, verimli ve etkin olarak kullanılmasını, kontrollerinin yapılmasını, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi vasıtasıyla kayıtlarının saydam bir şekilde tutulmasını ve hazırlanan yönetim hesabının verilmesini sağlar.
- Yüksekokulun akademik ve idari kadro ihtiyaçlarını hazırlar ve Rektörlük makamına sunar.
- Yüksekokulun birimleri üzerinde genel gözetim ve denetim görevi yapar.
- Yüksekokulun verilerinin bilgisayar ve çıktı ortamında hazırlanmasını sağlamak suretiyle bilgi sisteminin oluşmasını sağlar.
- Bilgi sistemi için gerekli olan anketlerin hazırlanmasını ve uygulanmasını sağlar.
- Yüksekokulda eğitim-öğretimin düzenli bir şekilde sürdürülmesini sağlamak, eğitim-öğretim ve araştırmalarla ilgili politikalar ve stratejiler geliştirir.
- Yüksekokulun idari ve akademik personeli için ihtiyaç duyulan alanlarda kurs, seminer ve konferans gibi etkinlikler düzenleyerek Yüksekokulun sürekli öğrenen ve öğreten bir organizasyon haline gelmesi için çalışır.
- Yüksekokulun kalite geliştirme ve değerlendirme çalışmalarının düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlar.
- Yüksekokulun eğitim-öğretim sistemiyle ilgili sorunları tespit eder, çözüme kavuşturur gerektiğinde üst makamlara iletir.
- Eğitim-öğretimde yükselen değerleri takip eder ve Yüksekokul bazında uygulanmasını sağlar.
- Yüksekokuldaki programların akredite edilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlar.
- Yüksekokulun stratejik planının hazırlanmasını sağlar.
- Yüksekokulun fiziki donanımı ile insan kaynaklarının etkili ve verimli olarak kullanılmasını sağlar.
- Yüksekokulun yerleşkesinde gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasını sağlar.
- Yüksekokulun üst düzeyde temsil eder.
- Her öğretim yılı sonunda Yüksekokulun genel durumunun işleyişi hakkında Rektöre rapor verir ve Rektörün alanı ile ilgili vereceği diğer görevleri yapar.
- Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlar.
- Bağlı personelin işlerini daha verimli, etkin ve daha kaliteli yapmalarını sağlayacak beceri ve deneyimleri kazanmaları için sürekli gelişme ve iyileştirme fırsatlarını yakalayabilmelerine imkân tanır.
Görev tanımları:
2. Yüksekokul Kurulu
Kuruluş ve İşleyiş: Akademik bir organ olan Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Müdürünün başkanlığında Müdür Yardımcısı ve bağlı Anabilim Dalı Başkanlarından oluşur. Yüksekokul Kurulu her yarıyılın başında ve sonunda toplanır. Yüksekokul Müdürünün gerekli gördüğü hâllerde Yüksekokul Kurulunu ayrıca toplantıya çağırır.
Görevleri:
- Yüksekokulun eğitim-öğretim, bilimsel araştırma, yayın faaliyetleri ve bu faaliyetlerle ilgili esasları, plan, programlarını belirler eğitim-öğretim takvimini kararlaştırır.
- Yüksekokulun Yönetim Kuruluna üye seçer.
- Yüksekokula bölüm açılmasına ve açılan bölüme öğrenci alınmasına karar verir.
- İlgili kanun ve yönetmeliklerle verilen diğer görevleri yapar.
- Yüksekokul Yönetim Kurulu
Kuruluş ve İşleyişi: Yüksekokul Yönetim Kurulu İdari faaliyetlerde Yüksekokul Müdürüne yardımcı bir organdır. Yüksekokul Yönetim Kurulu, Müdürün Başkanlığında, Müdür Yardımcıları, Müdürce gösterilecek altı aday arasından Yüksekokul Kurulu tarafından üç yıl için seçilecek üç öğretim üyesinden oluşur. Yüksekokul Yönetim Kurulu Müdürün çağrısı üzerine toplanır. Yönetim Kurulu, gerekli gördüğü hallerde geçici çalışma grupları, eğitim-öğretim koordinatörlükleri kurabilir ve/veya bunların görevlerini düzenler.
Görevleri:
- Yüksekokul Kurulunun kararları ile tespit ettiği esasların uygulanmasında Müdüre yardım eder.
- Yüksekokul eğitim-öğretim, plan ve programları ile takviminin uygulanmasını sağlar.
- Yüksekokulun program, yatırım ve bütçe tasarısını hazırlar.
- Müdürün Yüksekokul yönetimi ile ilgili gündeme getireceği bütün işler konusunda karar alır.
- Öğrencilerin kabulü, ders intibakları ve çıkarılmaları ile eğitim-öğretim ve sınavlara ait işlemler hakkında karar verir.
- İlgili kanun ve yönetmeliklerle verilen diğer görevleri yapar.
Görev tanımları:
- Yüksekokul Müdür Yardımcıları;
Yüksekokulun Müdürünün görevlerini yerine getirmesinde yardımcı olmak üzere en çok üç yıllık süre için atanabilirler. Müdür gerekli gördüğünde yardımcılarını değiştirebilir. Müdürün görevi sona erdiğinde yardımcılarının da görevi sona erer. Müdür Yardımcıları, Giresun Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Yüksekokulun vizyonu, misyonu ve hedefleri doğrultusunda eğitim ve öğretim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla çalışmalarda bulunurlar. Yüksekokul Müdür yardımcıları Müdüre karşı sorumludurlar. Müdür Yardımcıları Müdür bulunmadığında müdüre vekâlet ederler. Akademik ve idari-mali işlere bakan iki ayrı müdür yardımcısı bulunur.
Yüksekokul Müdür Yardımcısı (Akademik İşler) ;
- Müdüre görevi başında olmadığı zamanlarda vekâlet eder.
- Eğitim-öğretim programlarının geliştirilmesi için gerekli çalışma ortamını hazırlar, bunlarla ilgili politikalar, stratejiler belirler ve yürütülen programların çıktı yeterliliklerinin belirlenmesini sağlar.
- Programların akredite edilmesi için gerekli çalışmaları yapar.
- Yeni anabilim dalları açılması ve mevcut olanları yapılandırılması veya kapatılması için çalışma yapar.
- Uzaktan verilecek olan öğretim ders içeriklerini denetler ve sınavların düzenli olarak yapılmasını sağlar.
- Yüksekokul ile yerli ve yabancı eğitim kurumları arasındaki işbirliklerini ve öğrenci dış ilişkilerini (Farabi, Mevlana, Erasmus, Leonardo vb.) yürütür.
- Yüksekokulun düzenlediği ya da ortak düzenleyeceği konferans, seminer ve toplantı işleri ile ilgili çalışmaları yürütür.
- Öğrencilerin Yüksekokulu değerlendirmesi için anketler uygulanmasını ve analizlerinin yapılmasını sağlar.
- Öğretim elemanlarının programlarının hazırlamasını sağlar.
- Öğretim elemanlarının derslerini düzenli olarak yapmalarını sağlar.
- Eğitim ve öğretimin uygulanmasında gözetim, denetim, ölçme ve değerlendirme faaliyetlerinde bulunur.
- Eğitim ve öğretimle ilgili duyuruların Yüksekokul veya Üniversite web sayfasında yayınlanmasını sağlar.
- Yüksekokul Müdürünün verdiği diğer görevleri yapar.
Yüksekokul Müdür Yardımcıları, yukarıda belirlenen görevlerini yerine getirmede Yüksekokul Müdürü adına hareket ederler ve Yüksekokul Müdürüne karşı sorumludurlar.
Yüksekokul Müdür Yardımcısı (İdari İşler):
- Müdüre görevi başında olmadığı zamanlarda vekâlet eder.
- Yüksekokulun Öz Değerlendirme Raporunu ve Stratejik Planını hazırlar.
- Her yıl Yüksekokulun analitik bütçesinin gerekçeleri ile birlikte hazırlanmasını sağlar.
- Ders ücreti formlarının, puantajların ve uzaktan öğretim materyal ve içerik geliştirme hizmet ücretlerinin düzenlenmesini sağlar ve denetler.
- Mal ve hizmet alımında idari ve mali süreçleri takip eder ve idari-mali birimler üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapar.
- Yüksekokul kalite geliştirme ve değerlendirme standartlarının belirlenmesi için kurullar oluşturur ve bu standartların kalitesinin geliştirilmesini ve yıllık raporunun hazırlanmasını sağlar.
- Öğretim üyeleri ve araştırma görevlileri tarafından hazırlanan veya yürütülen Yüksekokul nezdindeki projeleri takip eder.
- Fiziki yapı ve donanımın her an işlevsel biçimde olması için gerekli denetimleri yapar ve eksiklikleri Müdürlüğe bildirir.
- Yüksekokul binasının fiziksel iç ve dış ortamlarının denetlenmesini ve emniyet altına alınmasını sağlar,
- Yüksekokul ile diğer kurumlar arasındaki yazışmaları ve işbirliklerini yürütür.
- Uzaktan Öğretim sunucu sistemindeki yazılım ve donanımların güncellenmesini ve yıllık bakım ücretlerinin ödenmesini takip eder.
- Yüksekokulun idari ve mali işlerle ilgili duyurularının Yüksekokulun veya Üniversite web sayfasında yayınlanmasını sağlar.
- Yüksekokul Müdürünün verdiği diğer görevleri yapar.
Yüksekokul Müdür Yardımcıları, yukarıda belirlenen görevlerini yerine getirmede Yüksekokul Müdürü adına hareket ederler ve Yüksekokul Müdürüne karşı sorumludurlar.
- Yüksekokul Sekreteri
Giresun Üniversitesi amaç ve ilkelerine uygun olarak; Yüksekokulun vizyonu, misyonu ve hedefleri doğrultusunda eğitim ve öğretim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla idari ve akademik işlerin organizasyonunu ve koordinasyonunu gerçekleştirir. İdari personelin sevk ve idaresinden, demirbaş malzemelerinin organizasyonundan ve denetiminden sorumludur.
Görevleri:
- Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu gündemini Yüksekokul Müdürü ile hazırlar ve toplantı sonuç raporunu yazar.
- Yüksekokulda görevli idari, teknik ve yardımcı hizmetli personel arasında iş bölümünü ve koordinasyonu sağlar, gerekli denetimi ve gözetimi yapar ve gerektiğinde personelin görev yerlerini değiştirir.
- Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı inceler, değişiklikleri takip eder ve personeli değişiklikler hakkında bilgilendirerek iş ve işlemleri yaptırır.
- Yüksekokul yerleşkesinde gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasında Yüksekokul Müdürüne yardımcı olur.
- Fiziki altyapı iyileştirmelerine yönelik projeler geliştirir ve uygulanmasına çalışır.
- Resmi açılışlar, törenler ve öğrenci etkinlikleri ile ilgili hazırlıkları yapar ve sonuçlandırır.
- Kurum/kuruluş ve şahıslardan Yüksekokul Müdürlüğe gelen yazı ve dilekçelerin cevaplandırılması için gerekli işlemleri yapar, yazıları takip eder ve kayıtlarını tutulmasını sağlar.
- Yüksekokul Kurullarının gündemlerini hazırlatır, alınan kararların yazdırılmasını ilgililere dağıtılmasını ve arşivlenmesini sağlar.
- Akademik ve idari personelin özlük hakları işlemlerinin yürütülmesini sağlar.
- Bilgi edinme yasası çerçevesinde bilgi istemi talebi niteliğini taşıyan yazılara cevap verir.
- Yüksekokulda öğrenci işlerinin düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlar.
- İdari personelin izinlerini Yüksekokuldaki işleyişi aksatmayacak şekilde düzenler.
- Müdürün imzasına sunulacak yazıları paraflar.
- Yüksekokul için gerekli olan her türlü mal ve malzeme alımlarında taşınır kayıt kontrol yetkilisi ve ayniyat saymanı ile koordineli çalışır.
- Öğrencilerin elektronik ortamda hazırlanmış öğrenci belgesi ve not dökümlerini imzalar.
- Yüksekokulun eğitim ve öğretim, yönetmelik ve yönetimle ilgili duyuruların Yüksekokulun web sayfasından yayınlanmasını sağlar.
- Yüksekokul Müdürünün görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar ve yaptırır.
- Anabilim Dalı Başkanı: Bölüm, bölüm başkanı tarafından yönetilir. Bölüm başkanı Yüksekokul Müdürün önerisi üzerine Rektör tarafından üç yıl için atanır, süresi biten Bölüm Başkanı tekrar atanabilir. Bölüm başkanı görevi başında bulunamayacağı süreler için öğretim üyelerinden birini vekil olarak bırakır. Herhangi bir nedenle altı aydan fazla ayrılmalarda, kalan süreyi tamamlamak üzere aynı yöntemle yeni bir bölüm başkanı atanır. Bölüm başkanı, bölümün her düzeyde eğitim - öğretim ve araştırmalarından ve bölüme ait her türlü faaliyetin düzenli ve verimli bir şekilde yürütülmesinden sorumludur. Giresun Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Yüksekokulun vizyonu, misyonu ve hedefleri doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetleri yürütür.
Görevleri:
- Anabilim Dalı Kuruluna başkanlık eder, Kurul kararlarını yürütür, öğretim elemanları arasında koordinasyonu sağlar ve Anabilim Dalı ders dağılımlarını öğretim elemanları arasında dengeli ve makul bir şekilde yapar.
- Yüksekokul ile bünyesindeki Anabilim Dalı arasındaki her türlü yazışmanın sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlar.
- Ek ders ve sınav ücret çizelgelerinin zamanında ve doğru bir biçimde hazırlanmasını sağlar.
- Anabilim Dalında genel gözetim ve denetim görevini yapar, eğitim-öğretimle ilgili sorunlarını tespit eder. Öğrenci-öğretim elemanı ilişkilerinin eğitim-öğretimin amaçları doğrultusunda düzenli ve sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlar.
- Eğitim-öğretimin ve bilimsel araştırmaların verimli ve etkili bir şekilde gerçekleşmesi amacıyla Anabilim Dalındaki öğretim elemanları arasında uygun bir iletişim ortamının oluşmasına çalışır.
- Anabilim dalında araştırma projelerinin düzenli olarak hazırlanmasını ve sürdürülmesini sağlar.
- Anabilim Dalı değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarını yürütür. Anabilim Dalı Öz Değerlendirme Raporu ve Stratejik Planını hazırlar.
- Anabilim Dalının çıktı ve yeterliliklerini belirler ve Anabilim Dalının akredite edilmesi için gerekli çalışmaları yapar.
- Her eğitim-öğretim yarıyılında Anabilim Dalının seminer programlarını hazırlar ve Yüksekokula sunar.
- Her dönem başında ders kayıtlarının düzenli bir biçimde yapılmasını sağlar.
- Ders kayıtlarının düzenli bir biçimde yapılabilmesi için danışmanlarla toplantılar yapar.
- Ders içeriklerinin düzenli bir biçimde girilmesini sağlar.
- Öğretim elemanlarının hazırlayacakları ders öğretim programlarının ve sınavlarının internet ortamında ilan edilmesini ve öğretim elemanlarının derslerini düzenli olarak yapmalarını sağlar.
- ERASMUS programlarının planlanmasını ve yürütülmesini sağlayarak anabilim dalında European Credits Transfer System (ECTS- AKTS) dikkate alınarak diploma ekinin hazırlanmasını sağlar.
- Yüksekokul Müdürünün görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar.
Büro ve Evrak (EBYS) İşleri Sorumlusu:
Yüksekokul içi ve dışı yazışmaların hazırlanması, ilgililere ulaştırılması ve arşivlenmesinden Yüksekokul Sekreterine karşı sorumludur.
Görevleri:
- Müdürlüğün Yüksekokul içi ve Yüksekokul dışı basılı ve elektronik tüm yazışmalarını yapar ve basılı olanları ilgili defterlere, elektronik olanları sayısal ortama (veri tabanına) işler.
- Yüksekokulun akademik ve idari personelinin her türlü posta evraklarının teslim alınması ve dağıtımını yapar.
- Diğer evrak biriminden gelen yazılı ya da elektronik evrakların Yüksekokul Müdürü’ne sunulması ve gerekli birimlere dağıtılmasını ve günlü olan evrakların takibini yapar.
- Yüksekokul ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlar.
- Yüksekokul Sekreteri tarafından görev alanı ile ilgili verilen diğer işleri yapar.
- Yüksekokul Öğrenci İşleri Personeli :
Öğrenci İşleri Biriminde sorumlu olduğu Anabilim Dalı öğrenci işlerinin işleyişi ve ilgili Anabilim Dalına ait kayıt ve öğrenci bilgilerinin uygun şekilde tutulmasından, saklanmasından, korunmasından ve yürütülmesinden sorumludur. Gerektiğinde diğer anabilim dallarının öğrenci işlerini de yürütür. Öğrenci işlerinin işleyişinden bölüm şefine karşı sorumludur.
Görevleri:
- Giresun Üniversitesi Lisansüstü Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliğini bilir, Yönetmelik değişikliklerini takip eder.
- Öğrencilere acil durumlarda veya gerektiğinde Yüksekokul yönetimince belirlenen saatlerde telefonla bilgi verir ve öğrencilerden gelen e-postalara cevap verir.
- Sorumlu ve görevli olduğu konularda Yüksekokul Sekreterine bilgi verir ve onun talimatları doğrultusunda çalışır.
- Yüksekokula kayıtlı Anabilim Dalı öğrencilerinin her türlü yazışmalarını, katkı paylarıyla ilgili işlemlerini, öğrenci kimlikleri dağıtım işlemlerini yapar, öğrencilerle ilgili evrakların arşivini tutar, öğrenci bilgilerinin ve notlarının Öğrenci Bilgi Sistemine girilmesini takip eder.
- Öğrenci kayıt dosyası ve ders kayıt işlemleri ilgili hazırlık yapar ve ders kayıt tarihinden önce sınıf ile dersi yürütecek olan öğretim elemanlarının bilgilerini Öğrenci Bilgi Sistemine girilmesini sağlar.
- Mazereti sebebiyle sınavlara giremeyen öğrencilerin Yüksekokul Yönetim Kurulu kararlarını ilgili bölümlere ve öğrencilere bildirir.
- Hazırlanan yazışma evraklarını Müdürlük makamına sunar ve takip eder.
- Ders programlarının ve sınav programlarının Yüksekokul web sayfasından duyurulmasını sağlar.
- Personelin sorumlu olduğu Anabilim Dalı öğrencilerinin her türlü özlük işlerini takip eder ve eksikliklerin giderilmesini sağlar.
- Yüksekokul Sekreterinin vereceği diğer görevleri yapar.
- Taşınır Kayıt ve Kontrol Sorumlusu:
1.
Satın alınan tüketim ve demirbaş malzemelerini kayıt altına alır.
- Kullanımdan düşen demirbaşların tespitini yaparak Değer Tespit Komisyonuna bildirir.
- Taşınırların yılsonu sayım işlemlerini yaparak sayım cetvellerini düzenler ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına ve Sayıştay’a iletmek üzere; taşınır işlem fişi, zimmet fişi, sayım tutanağı vb. evrakların düzenlenmesini, kayıt altına alınmasını ve arşivlenmesini sağlar.
- Ambar memurunun bulunmadığı durumlarda ambar memurunun görevlerini yapar.
- Yüksekokul Sekreterinin vereceği diğer görevleri yapar.
11.Personel ve Mali İşler Personeli:
Yüksekokul personel ve mali işlemlerinin yürütülmesinden Yüksekokul Sekreterine karşı sorumludur. Rektörlükte Strateji Dairesi Başkanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Sosyal Güvenlik Kurumu ile ilişkilidir. Tahakkukların zamanında ödenebilmesi için gerekli tedbirlerin alınması ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına sunulmasını yürütür.
Görevleri:
- Mevzuatı bilir ve akademik ve idari personel ile ilgili olarak değişiklikleri takip eder.
- Özlük dosyalarını tutar, gerekli yazışmalarını yapar ve bilgilerin arşivlenmesini sağlar.
- Terfi işlemlerini takip eder ve gerekli yazışmaları yapar.
- İzin işlemlerini takip eder ve yazışmalarını yapar.
- Mal bildirim ve işlemlerini takip eder ve yazışmalarını yaparak arşivler.
- Ek ders sınav ücretlerini hesaplar, imzaya sunar ve gerekli makama ulaştırır.
- Mali işlemlerde güncelleşen konularda kurslara katılır, program geliştirir ve bu programları Yüksekokul yapısına adapte eder.
- Her mali yıl içerisinde Yüksekokulun bir yıl sonraki Yatırım ve Analitik Bütçesini hazırlar, yeteri kadar ödenek bulunup bulunmadığını kontrol eder ve Yüksekokulun harcama kalemlerini yasa ve yönetmelikler içerisinde kullanımını sağlayarak Yüksekokulun giderlerinin bütçedeki tertiplere uygun olmasını sağlar.
- Öğrenci tezlerinin ve CD’lerinin arşivlenmesi ve tez konularının Yüksekokulun web sayfasında yayınlanmasını takip eder.
- Yüksekokul kurullarınca alınan kararları yazar ve imzaya sunar.
- Yüksekokulu oluşturulan komisyonların görev tanımlarını ve listesini arşivler, ayrıca bu komisyonların yazışmalarını yapar.
- Maaş bordrolarını hazırlar.
- Maaş hazırlanmasında gerekli değişikleri yapar.
- Doğum, evlenme, ölüm ve mazeret izini vb. özlük haklarını takip eder.
- Yurt içi ve yurt dışı görevlendirmelerini takip eder ve gerekli olan yazışmalarını yapar.
- Yüksekokul kurullarına üye seçim işlemlerini takip eder.
- Yüksekokul Sekreterinin vereceği diğer görevleri yapar.